Das Wichtigste in Kürze
- Interne Kommunikation muss ausreichend, zeitnah und zielführend sein.
- Die Gefässe richten sich nach der Grösse der Gemeinde und dem Zweck: Jour fixe, Team, Gesamtverwaltung, Mitarbeitergespräch.
- Wichtige Ereignisse gehören der gesamten Verwaltung, nicht nur den Betroffenen.
- Schriftlich schreiben heisst: Mensch vor Inhalt, natürlich und amtlich, aber nicht bürokratisch.
Kommunikation ist Führungsarbeit
Jede Organisation hat viel zu vermitteln: Entscheide, Projektstände, Personelles, Krisen. Gemeinden unterscheiden sich darin nicht von Unternehmen. Wer gut informiert ist, versteht Zusammenhänge, fühlt sich ernst genommen und trägt Veränderungen eher mit. Kommunikation ist deshalb ein zentrales Element der Mitarbeiterführung.
Die richtigen Gefässe
Bewährt hat sich ein Raster nach Ebene:
- Präsidium und Verwaltungsleitung: regelmässiger Jour fixe, wöchentlich oder zweiwöchentlich, zur Planung der nächsten Schritte.
- Kader: ein bis zwei Mal pro Monat, mit Projektständen und zugewiesenen Geschäften.
- Team: Teamsitzungen, Projektteams, teamübergreifende Arbeitsgruppen.
- Gesamtverwaltung: Informationen aus dem Gemeinderat, Newsletter, Inhalte von grosser Tragweite, Tagesaktualitäten.
- Einzelgespräch: jährliches Ziel- und Mitarbeitergespräch, Zwischengespräch, Feedback zur Arbeitsleistung.
Für bilaterale Gespräche gilt: feste Termine, definierte Traktanden, begrenzte Dauer. Und: Feedback zur Arbeitsweise gehört in ein separates Gespräch.
Mündlich oder schriftlich?
Schriftlich eignet sich, was Vertragscharakter hat oder nachvollziehbar sein muss, etwa Jahresziele, Budget, Projektvorhaben, personelle Veränderungen. Mündlich eignet sich, was Beziehung braucht oder schnell geklärt werden muss. Wichtig ist, dass die Verwaltung weiss, welche Information wo zu erwarten ist.
Was passt zu uns?
Ein einfaches Schema hilft: Stärken, Schwächen und die daraus folgende Kommunikation. Eine kleine Verwaltung unter einem Dach lebt von kurzen Wegen, riskiert aber, dass vieles «unter der Tür» ausgetauscht wird und verloren geht. Eine grosse Verwaltung mit mehreren Standorten braucht dagegen verbindliche Gefässe und Werkzeuge, damit keine Silos entstehen. Wer die eigenen Stärken und Schwächen ehrlich benennt, findet die passende Form.
Schreiben mit Mensch und Mass
Jede Nachricht enthält vier Ebenen: Sachinhalt, Selbstkundgabe, Beziehungshinweis und Appell. Gute Texte beachten alle vier. Praktisch heisst das: natürlich schreiben, nichts schreiben, was man nicht auch sagen würde, die Ich-Form nutzen, im Präsens bleiben, amtlich, aber nicht bürokratisch. Bei persönlichen Anlässen, etwa einer Gratulation oder einem Todesfall im Umfeld, zählt Aufrichtigkeit mehr als Formel.
Wann informieren?
Hilfreich ist eine feste Zuordnung, welche Inhalte sofort, periodisch oder erst vor der Öffentlichkeit kommuniziert werden. Rechtliche Schritte gegen die Gemeinde oder Krisen gehören sofort an die Mitarbeitenden, bevor sie es aus den Medien erfahren.
Merksatz
Fragen Sie nicht, welche Kommunikationsform die beste ist, sondern welche zu Ihrer Verwaltung passt und konsequent gelebt wird.